Bien débuter avec la démarche BPM

Pour optimiser vos processus, vous avez besoin de connaître leur état actuel. Commencez par analyser et modéliser la façon dont vous tentez actuellement d’atteindre vos objectifs. Une fois que vous aurez défini des indicateurs basés sur vos performances actuelles, vous pourrez travailler à l’optimisation de vos processus et valider vos progrès.

Travaillez pas à pas plutôt qu’en déclenchant une grande révolution de l’ensemble de vos processus. En débutant avec un projet simple, vous verrez rapidement les premiers résultats et cela vous aidera à appréhender plus sereinement une extension de la démarche. Ce premier projet devra avoir une visibilité et un résultat suffisants pour prouver l’intérêt de la mise en place d’une solution BPM. Vous aurez du mal à impressionner vos collaborateurs en optimisant un processus sans importance !

Encouragez au maximum la collaboration entre les utilisateurs finaux et les développeurs durant le déploiement du projet. En impliquant les utilisateurs, vous aurez une vision précise du fonctionnement actuel du processus, et vous emporterez une adhésion rapide au nouveau modèle.

A contrario, un projet BPM mené « en chambre » entre les responsables métier et les équipes informatiques s’expose au rejet du projet et de la démarche dans son ensemble.

Les applications BPM existent sous différentes formes, conçues pour différents publics. Il est important que la vôtre réponde à la fois aux besoins des utilisateurs métier et des équipes informatiques. Généralement, les utilisateurs métiers ont besoin de suivre les processus en mettant l'accent sur le contrôle, la visibilité et l'efficacité. Les développeurs préfèrent souvent les solutions BPM open source du fait de la transparence du code et de la disponibilité d'un écosystème de solutions complémentaires peu coûteuses.

Le coût est également important, et le coût total de possession (TCO) doit être pris en considération ; les solutions propriétaires ont souvent un coût de licence « par poste », et parfois même des coûts d'exploitation supplémentaires (par exemple en cas de déploiement en mode SaaS), tandis que les solutions open source sont moins onéreuses.

Sélectionnez un « leader » pour piloter la mise en place du processus. Ce leader ne doit pas nécessairement venir du management, mais il doit posséder l’expérience et la légitimité nécessaires pour assurer le bon déroulement du projet et l’adhésion de tous. Tantôt pilote, tantôt médiateur, il sera le garant de l’investissement constant de l’ensemble des acteurs.

Il est important de préparer un cas métier complet dès la phase initiale de l'implémentation. Le cas métier est principalement le guide du projet complet ; il doit traiter en détail l'ampleur et les objectifs de la mise en place de la solution BPM. Définissez ensuite un délai raisonnable pour chaque phase du projet.

En simplifiant un vaste plan d'implémentation divisé en une série de plus petites étapes, vous réduisez les risques du projet, et vous facilitez également son adaptation.

Une fois la solution BPM implémentée, il est important que les premiers effets soient rapidement visibles. L’objectif est donc d’obtenir quelque chose que les autres peuvent réellement constater ou utiliser.

Assurez?vous que toutes les parties prenantes du projet puissent communiquer. Idéalement, le leader doit travailler en étroite collaboration avec toutes les personnes impliquées dans le processus, pour éviter tout problème de « déconnexion» entre le management et les opérationnels et que chacun soit au courant des problèmes rencontrés au quotidien.

Parmi les outils utilisés pour améliorer la collaboration lors de l’implémentation d’une solution BPM, il existe des répertoires de développement partagés, des outils sociaux, facilitant les discussions autour du projet ou des notations communes, permettant ainsi un langage commun entre techniciens informatiques et personnes du métier (comme le standard BPMN 2).

Afin de toujours garder le cap vers votre objectif final, analysez les résultats à chaque étape de votre projet. Identifiez les indicateurs clefs de la performance (KPI), et comparez-les systématiquement aux résultats des étapes précédentes. À l’aide de tableaux de bord et de graphiques agrégeant ces KPI, vous serez en mesure de mieux piloter votre projet et d’ajuster votre modèle si nécessaire. Ils serviront également de livrables pour vos sponsors.

Faites appel à des experts externes (tels que les consultants et partenaires de BonitaSoft) pour obtenir de meilleurs résultats plus rapidement que si vous gériez l'implémentation de la solution BPM entièrement en interne. Le principal avantage est bien entendu l'expérience qu'ils apportent. C'est particulièrement intéressant dans le cas de l'implémentation logicielle, où une mauvaise appréciation pourrait entraîner de graves problèmes et nuire à l'investissement global. Le recours à un consultant extérieur peut être plus coûteux au départ, mais son savoir-faire s'avère payant à long terme.

Nous remercions BonitaSoft qui nous a permis de publier ces 10 conseils pratiques à nos lecteurs. BonitaSoft est le premier éditeur open source de solutions de gestion des processus métiers (BPM). Créée en 2009 par les fondateurs du projet Bonita, BonitaSoft se propose de démocratiser le BPM en offrant une solution rapide et simple à mettre en œuvre pour un coût total de déploiement minime. Les différentes versions du logiciel ont déjà été téléchargées plus de 1 500 000 fois dans le monde par des entreprises ou des organisations de toutes tailles, pour des projets simples ou complexes.

Vous pouvez télécharger et tester la suite Bonita BPM : Bonita BPM 6.3